Art. 1º São atribuídos aos Gestores e Fiscais de Contratos as funções e responsabilidades designadas nesta Instrução Normativa.
Parágrafo único. Define-se como Fiscal do contrato, seja administrativo ou técnico, o Servidor designado mediante Portaria específica por Autoridade Competente, com o conhecimento necessário e suficiente para fiscalizar a execução física do contrato. Responsável pelas anotações das ocorrências em registro próprio, ou seja, ele é o “agente de campo" do contrato, representando a Administração.
Art. 2º Ao Fiscal do Contrato, será garantida pela administração as condições para o desempenho do encargo, com a devida observância do disposto nas Leis n.ºs 8.666/93 e 14.133/2021 e nas normas internas da Prefeitura Municipal de Santa Helena de Goiás, sem prejuízo de outros atos normativos pertinentes, cabendo, ainda, no que for compatível com o contrato em execução:
I - receber cópia do termo de contrato realizar leitura e análise rígida do texto e esclarecer qualquer dúvida com o gestor do contrato;
II - acompanhar e fiscalizar a execução do contrato sob sua responsabilidade e emitir os respectivos relatórios, no âmbito do Município;
III - encaminhar os relatórios e demais atos produzidos ao gestor do contrato com cópia para a Controladoria Geral do Município;
IV - comunicar formalmente ao gestor do contrato a necessidade de celebração de aditivos ou rescisão, quando necessário;
V - antecipar-se a solucionar problemas que afetem a relação contratual (greve, chuvas, fim de prazo, fragilidade da segurança, material inadequado, armazenamento, entre outros);
VI - notificar a Contratada em qualquer ocorrência desconforme com as cláusulas contratuais, sempre por escrito, com prova de recebimento da notificação (procedimento formal, com prazo);
VII - exigir do contratado a relação nominal dos empregados, com dados informativos que comprovem o recolhimento dos encargos trabalhistas e previdenciários;
VIII - em caso de obras e prestação de serviços de engenharia, anotar todas as ocorrências no diário de obras, tomando as providências que estejam sob sua alçada e encaminhando ao gestor do contrato aquelas que fugirem de sua alçada;
IX - receber e encaminhar imediatamente as faturas/notas fiscais, devidamente atestadas à unidade de compras da Prefeitura, observando previamente se a fatura apresentada pela Contratada refere-se ao objeto que foi efetivamente contratado, fazendo a devida conferência dos documentos fiscais que a integram;
X - fiscalizar a manutenção, pela Contratada, das condições de sua habilitação e qualificação, com a solicitação dos documentos necessários à avaliação;
XI - rejeitar bens e serviços que estejam em desacordo com as especificações do objeto contratado, observando o contrato e o termo de referência;
XII - em se tratando de obras e serviços de engenharia, receber provisoriamente o objeto do Contrato, no prazo estabelecido, mediante termo circunstanciado assinado pelas partes;
XIII - procurar auxílio junto nas áreas competentes em caso de dúvidas técnicas, administrativas, controle interno ou jurídicas.
Art. 3º As Superintendências de Contratos e Licitações, disponibilizarão ao Fiscal do Contrato, cópia do contrato, do edital da licitação, do projeto básico ou do termo de referência, da proposta da Contratada, e, oportunamente, dos aditivos, sem prejuízo de outros documentos que o fiscal entender necessário ao exercício da fiscalização.
§ 1º Os documentos mencionados no caput deste artigo poderão ser disponibilizados tanto em meio físico quanto digital.
§ 2º Os documentos também estarão à disposição do Fiscal do Contrato no Portal da Transparência no site da Prefeitura Municipal no endereço www.santahelena.go.gov.br nas abas Contratos/Licitações.
Art. 4º Fica garantido ao Fiscal do Contrato amplo e irrestrito acesso aos autos do processo administrativo relativo ao Contrato sob sua fiscalização.
Art. 5º Define-se como Gestor do contrato, o servidor, especialmente designado, por meio de Portaria, para gerenciar as relações firmadas com a contratada. Este gerenciamento é subsidiado por dados, informações e pareceres técnicos dos fiscais quanto a execução do objeto, a avaliação da qualidade dos resultados obtidos, bem como informações atualizadas que viabilizem a tomada de decisão relacionada à manutenção, ou não, das condições contratuais.
Art. 6º Caberá ao Gestor do Contrato a autoria do termo de referência que dará origem ao processo e este será responsável solidário na fiscalização do contrato ao que se refere a:
I - cuidar da prorrogação do Contrato junto à autoridade competente (quando for necessário), que deve ser providenciada antes de seu término, reunindo as justificativas necessárias;
II - formalizar termo de referência e pedido para abertura de nova licitação à área competente, para complemento do objeto do contrato no sentido de garantir a eficácia dos gastos públicos;
III - atestar e solicitar o pagamento de faturas/notas fiscais;
IV - fazer comunicação formal à unidade administrativa competente sobre quaisquer problemas detectados na execução contratual, que tenham implicações na atestação;
V - comunicar as irregularidades encontradas: situações que se mostrem desconformes com o Edital ou Contrato e com a Lei;
VI - cuidar das alterações de interesse da Contratada, que deverão ser por ela formalizadas e devidamente fundamentadas, principalmente em se tratando de pedido de reequilíbrio econômico-financeiro ou repactuação;
VII - elaborar ou solicitar justificativa técnica, quando couber, com vistas à alteração unilateral do contrato pela Administração;
VIII - alimentar os bancos de dados do Governo, os sistemas informatizados do Tribunal de Contas, responsabilizando-se por tais informações, inclusive sempre quando cobradas ou solicitadas;
IX - negociar o Contrato sempre que o mercado assim o exigir e quando da sua prorrogação, nos termos da Lei;
X - procurar auxílio junto às áreas competentes em caso de dúvidas técnicas, administrativas, controle interno ou jurídicas;
XI - formalizar os autos processuais, determinando ao Fiscal do Contrato que faça juntada de documentos nos autos de todos os fatos dignos de nota, incluindo acervo fotográfico;
XII - solicitar à autoridade competente ou providenciar a substituição do Fiscal do Contrato, sempre que necessário;
XIII - deflagrar e conduzir os procedimentos de finalização à Contratada, com base nos termos contratuais, sempre que houver descumprimento de suas cláusulas por culpa da Contratada, acionando os Órgãos Públicos competentes quando o fato exigir.
Art. 7º Caberá à Controladoria Geral do Município, por meio da realização de auditorias, diligências ou outras ações de controle interno, avaliar se a fiscalização dos contratos celebrados pelo Município está atuando de maneira efetiva e de forma adequada, podendo determinar ações de correções e solicitar a substituição dos fiscais dos contratos quando for necessária.
Art. 8º Aos processos administrativos de qualquer modalidade licitatória deverá ser anexada a Portaria de designação do Fiscal e Gestor do Contrato contendo as seguintes informações: (Processo Administrativo nº. ___/____ oriundo Processo Administrativo de Licitação nº ___/____ cujo objeto é a _______, o Servidor _____________________, matrícula nº ______________ e CPF com seguinte formato ***.000.000-**), informações estas que deverão constar no Termo de Referência do procedimento licitatório.
Art. 9º Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
CIENTIFIQUE-SE, PUBLIQUE-SE E CUMPRA-SE.